Wenn Mitarbeiter jeden Tag dieselben Klicks machen, ist das meistens kein Personalproblem. Es ist ein Automatisierungsproblem.

Eine E-Mail weiterleiten, einen Wert aus einem Dokument kopieren, eine Excel-Liste aktualisieren, eine Freigabe nachfragen, einen Kunden informieren und anschließend alles irgendwo dokumentieren.

Solche Abläufe wirken einzeln harmlos. Wenn sie jeden Tag und von mehreren Mitarbeitern durchgeführt werden, kosten sie jedoch Zeit, erzeugen Fehler und machen Prozesse unnötig abhängig von einzelnen Personen.

Wir suchen diese manuellen Schleifen und entwickeln daraus digitale Workflows, die einen großen Teil der Routine selbst übernehmen.

Wir automatisieren nicht um der Automatisierung willen.

Der erste Schritt ist nicht die Auswahl eines Tools. Wir schauen uns an, wie ein Prozess heute tatsächlich funktioniert: Wo entstehen Wartezeiten? Wo werden Daten mehrfach eingegeben? Wo wird etwas per E-Mail weitergereicht? Wo entstehen Fehler? Und welche Schritte könnten vollständig oder teilweise automatisch ablaufen?

Typische Prozesse, die sich automatisieren lassen.

Eingehende E-Mails automatisch klassifizieren
Dokumente erfassen und weiterverarbeiten
Rechnungen an zuständige Personen zur Freigabe weiterleiten
Freigabeprozesse digital abbilden
Aufgaben automatisch erzeugen und verteilen
Kunden und Mitarbeiter automatisch informieren
Formulardaten in andere Systeme übertragen
Excel- und Listenprozesse automatisieren
Termine und Erinnerungen auslösen
Daten zwischen verschiedenen Anwendungen synchronisieren
Berichte automatisch erstellen
KI zur Klassifizierung, Zusammenfassung oder Verarbeitung einsetzen

Microsoft 365 kann deutlich mehr als E-Mail und Teams.

Viele Unternehmen besitzen bereits einen großen Teil der notwendigen Werkzeuge. SharePoint, Microsoft 365, Teams und Power Automate können miteinander verbunden werden, sodass aus einzelnen Anwendungen echte Geschäftsprozesse entstehen.

Wir prüfen deshalb zunächst, was mit Ihrer vorhandenen Umgebung sinnvoll umgesetzt werden kann, bevor zusätzliche Software angeschafft wird.

Wenn Standard-Workflows nicht reichen, bauen wir weiter.

Nicht jeder Prozess lässt sich mit einem fertigen Workflow abbilden. Wenn individuelle Logik, spezielle Datenstrukturen oder mehrere Systeme beteiligt sind, können wir Schnittstellen und eigene Software ergänzen.

So verbinden wir Automatisierung mit unserer Entwicklung von Individualsoftware und Schnittstellen.

Auch KI kann Teil eines Workflows sein.

KI muss nicht als eigenes Programm neben Ihrem Unternehmen stehen. Sie kann direkt Bestandteil eines Prozesses werden.

Beispielsweise kann ein eingehendes Dokument automatisch erkannt, zusammengefasst, bestimmten Kriterien zugeordnet und anschließend an die richtige Stelle zur Prüfung weitergeleitet werden.

Dabei wird vorher festgelegt, welche Daten verarbeitet werden dürfen und an welcher Stelle weiterhin ein Mensch entscheiden muss.

Der Mensch bleibt dort im Prozess, wo Entscheidung und Verantwortung zählen.

Automatisierung bedeutet nicht, jede Entscheidung einer Maschine zu überlassen. Gerade bei finanziell, rechtlich oder organisatorisch wichtigen Vorgängen können Freigaben und Kontrollpunkte bewusst integriert werden.

So entsteht ein Workflow, der schneller arbeitet, ohne Verantwortung einfach aus dem Prozess zu entfernen.

Schluss mit Excel als heimlicher Unternehmenssoftware.

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug. Problematisch wird es, wenn kritische Geschäftsprozesse nur funktionieren, weil eine bestimmte Person eine bestimmte Datei kennt, manuell Daten überträgt und anschließend eine E-Mail verschickt.

Wir analysieren solche Abläufe und prüfen, ob daraus ein stabiler digitaler Prozess entstehen kann.

Automatisierung senkt nicht nur Arbeitsaufwand.

Ein sauber automatisierter Prozess sorgt auch für nachvollziehbare Abläufe. Aufgaben können automatisch dokumentiert, Zuständigkeiten festgelegt und Prozessschritte protokolliert werden.

Das schafft Transparenz und reduziert die Abhängigkeit von Einzelpersonen.

Von der ersten Idee bis zum laufenden Workflow.

Wir begleiten den gesamten Weg: Prozessaufnahme, Konzeption, Auswahl der technischen Lösung, Umsetzung, Schnittstellen, Tests, Einführung und laufende Weiterentwicklung.

Dabei kann die Lösung klein beginnen und später erweitert werden. Nicht jeder Prozess braucht sofort ein großes Digitalisierungsprojekt.

Die beste Automatisierung ist die, die niemand mehr bemerkt.

Wenn Mitarbeiter nicht mehr darüber nachdenken müssen, welche Datei sie öffnen, welche E-Mail sie weiterleiten oder welche Liste sie aktualisieren müssen, hat Automatisierung ihren Zweck erfüllt.

Der Prozess läuft einfach – schneller, nachvollziehbarer und mit weniger manueller Arbeit.

Wo verlieren Ihre Mitarbeiter heute jeden Tag Zeit?

Wir schauen uns den Ablauf an und prüfen, was sich mit Microsoft 365, Schnittstellen, KI oder individueller Software sinnvoll automatisieren lässt.

Automatisierungspotenzial prüfen und ersten Workflow entwickeln.