Prozessdigitalisierung

Digitalisierung beginnt nicht mit einer Software. Sie beginnt mit der Frage: Warum machen Sie es heute überhaupt so?

Viele Unternehmen digitalisieren bestehende Abläufe, ohne sie wirklich zu hinterfragen. Aus dem Papierformular wird ein PDF. Aus dem Ordner wird ein SharePoint-Verzeichnis. Aus fünf E-Mails werden fünf digitale Benachrichtigungen.

Das sieht moderner aus – der Prozess bleibt trotzdem kompliziert.

Wir gehen einen Schritt zurück und betrachten den Ablauf selbst. Was muss wirklich passieren? Was kann entfallen? Was kann automatisch laufen? Wo braucht es einen Menschen? Und welche Informationen müssen an welcher Stelle verfügbar sein?

Wir digitalisieren Geschäftsprozesse – nicht einfach Dokumente.

• Geschäftsprozesse aufnehmen und analysieren
• Manuelle Arbeitsschritte identifizieren
• Doppelte Dateneingaben reduzieren
• Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und Software beseitigen
• Freigabeprozesse digital abbilden
• Dokumentenprozesse strukturieren
• Aufgaben und Zuständigkeiten automatisieren
• Bestehende Software miteinander verbinden
• KI sinnvoll in Prozesse integrieren
• Individuelle Anwendungen entwickeln
• Bestehende Legacy-Systeme modernisieren
• Prozesse messbar und nachvollziehbar machen

Erst der Prozess. Dann das Werkzeug.

Wir verkaufen Ihnen nicht zuerst eine bestimmte Plattform und suchen anschließend nach einem Problem dafür.

Wir analysieren zunächst Ihren tatsächlichen Ablauf und entscheiden danach, welche technische Lösung sinnvoll ist.

Das kann Microsoft 365 sein. Eine bestehende Branchensoftware. Eine Schnittstelle. Ein automatisierter Workflow. KI. Oder eine individuell entwickelte Anwendung.

Wo heute noch E-Mail regiert, fehlt häufig ein Prozess.

„Schick mir das bitte per E-Mail“, „trag es noch in die Excel-Liste ein“ oder „ich leite das dann weiter“ sind typische Anzeichen für Prozesse, die über Jahre gewachsen sind.

Wir machen sichtbar, wo Informationen verloren gehen, Aufgaben liegen bleiben oder Mitarbeiter immer wieder dieselben manuellen Schritte durchführen müssen.

Ein Beispiel: Von der Anfrage bis zur fertigen Rechnung.

Ein Kunde stellt eine Anfrage. Daraus entsteht ein Angebot. Nach der Freigabe wird ein Auftrag angelegt, Informationen werden an Mitarbeiter weitergegeben, Leistungen werden dokumentiert und anschließend wird eine Rechnung erstellt.

Wenn jeder dieser Schritte in einem anderen System und teilweise manuell erfolgt, entstehen unnötige Wartezeiten und Fehlerquellen.

Wir betrachten den gesamten Ablauf und verbinden die beteiligten Systeme dort, wo es sinnvoll ist.

Auch bestehende Software kann digitaler werden.

Ein Unternehmen muss nicht immer seine komplette Software austauschen. Häufig lassen sich vorhandene Systeme durch Schnittstellen, Automatisierungen oder zusätzliche Anwendungen sinnvoll erweitern.

Das schützt bestehende Investitionen und ermöglicht trotzdem moderne Prozesse.

KI wird dort eingesetzt, wo sie einen echten Prozessvorteil bringt.

KI kann beispielsweise Dokumente analysieren, Informationen klassifizieren, Texte vorbereiten, Anfragen vorsortieren oder interne Wissenssuche ermöglichen.

Wir prüfen dabei nicht nur den möglichen Zeitgewinn, sondern auch Datenzugriff, Datenschutz, Kontrollpunkte und die Frage, an welchen Stellen weiterhin ein Mensch entscheiden sollte.

Digitalisierung darf nicht von einer einzigen Person abhängen.

Ein guter digitaler Prozess ist nachvollziehbar, dokumentiert und möglichst unabhängig von einzelnen Mitarbeitern.

Dadurch wird Wissen nicht nur schneller verfügbar, sondern auch bei Urlaub, Krankheit, Personalwechsel oder Wachstum des Unternehmens besser beherrschbar.

Prozessdigitalisierung ist auch Unternehmensentwicklung.

Wenn sich ein Unternehmen verändert, müssen sich seine Prozesse mitverändern. Neue Standorte, mehr Mitarbeiter, neue Kunden, neue gesetzliche Anforderungen oder neue Geschäftsmodelle können bestehende Abläufe an ihre Grenzen bringen.

Wir entwickeln digitale Prozesse deshalb so, dass sie nicht nur den heutigen Zustand abbilden, sondern zukünftiges Wachstum berücksichtigen.

Von der Analyse bis zur fertigen Lösung.

Wir können den gesamten Weg begleiten: Prozessaufnahme, Schwachstellenanalyse, Zielprozess, technische Konzeption, Umsetzung, Schnittstellen, Automatisierung, Schulung und laufende Optimierung.

Dabei arbeiten unsere Bereiche für IT, Entwicklung, KI, Cloud und Web bei Bedarf zusammen.

Ihr Unternehmen soll nicht digitaler aussehen. Es soll digital besser funktionieren.

Wir verwandeln gewachsene Abläufe in klare, digitale Prozesse – mit weniger manueller Arbeit, weniger Medienbrüchen und mehr Transparenz.

Prozess analysieren und Digitalisierungspotenzial entdecken.